Software per la fatturazione elettronica

Per fatturazione elettronica si intende il sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. Ciò permetterà di abbandonare per sempre il supporto cartaceo, di abbattere tutti i costi di stampa, di spedizione e conservazione, rendendo l’intero processo più efficiente e monitorabile. Il nuovo formato in cui le fatture elettroniche devono essere prodotte, trasmesse, archiviate e conservate è un formato digitale chiamato XML (eXtensible Markup Language), un linguaggio informatico che consente di definire e controllare il significato degli elementi contenuti in un documento, verificando così le informazioni ai fini dei controlli previsti per legge.

Gli attori coinvolti nel processo di fatturazione elettronica

• Aziende e Pubbliche Amministrazioni: tutti gli operatori economici che, secondo quanto previsto dalla normativa, hanno l’obbligo di emettere e ricevere le fatture solo ed esclusivamente in formato elettronico XML.
• Sistema di interscambio: è il soggetto che riceve ed inoltra le fatture in formato elettronico ai destinatari. Il gestore del Sistema di Interscambio (SDI) è l’Agenzia delle Entrate.
• Intermediario: è il soggetto che si occupa della gestione del canale di invio e ricezione delle fatture oltre che della conservazione digitale delle stesse.

Informatica Centro S.r.l ha scelto come intermediario 2C SOLUTION integrando il servizio HUB Legal Solution DOC® (di seguito HUB FE).

La fatturazione elettronica si configura come uno dei principali cardini dell’Agenda Digitale Italiana, quale strumento di controllo e razionalizzazione della spesa pubblica e nello stesso tempo di forte spinta all’innovazione per il mondo delle imprese. Il Decreto Legislativo del 5 agosto 2015 numero 127 ha esteso la fatturazione elettronica, già introdotta nelle Pubbliche Amministrazioni, anche verso i soggetti privati. Dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo della fatturazione elettronica obbligatoria tra privati titolari di partita IVA, fatta eccezione per i contribuenti nel regime forfettario e nel regime dei minimi.

Conservazione sostitutiva

È il processo IT regolamentato dalla legge italiana che permette di dare valore 100% legale ad un documento digitale/cartaceo. Questo permette alle aziende di risparmiare notevolmente sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione fisica dei documenti. Si stima, per i documenti che devono essere mantenuti per più anni, un risparmio da 2 a 80 euro* a documento. (*Italia oggi n 7 gennaio 2010)

La soluzione proposta da Informatica Centro srl: ciclo attivo

Dopo aver completato il flusso di fatturazione in WHERE/MOSAICO tutte le fatture verranno esportate in XML e inviate alla piattaforma HUB FE.
L’HUB FE si occuperà della firma elettronica e di dialogare con l’SDI per ottenere l’ID di invio che verrà restituito al gestionale. L’SDI processerà i file ricevuti e li inoltrerà ai clienti finali secondo le specifiche indicate nella fattura elettronica.
Al cliente finale la fattura arriverà per PEC o al codice destinatario indicato nella fattura tramite canale accreditato. Qualora nella fattura fosse indicata una mail non PEC del cliente finale, il sistema genera una mail contenente il link al visualizzatore della Fattura permettendone così la visualizzazione immediata.
Tutti gli esiti saranno gestiti e conservati a norma di legge all’ interno dell’ HUB FE.

Integrazione HUB FE

Attraverso l’Integrazione HUB FE sarà possibile automatizzare il processo di invio della fattura elettroniche all’HUB FE attraverso Web Services.
Dall’HUB FE verrà gestito il rapporto con il Sistema di Intescambio.

La soluzione proposta da Informatica Centro srl: ciclo passivo

Il fornitore invia la fattura elettronica allo SDI tramite i propri sistemi di invio, indicando il codice destinatario che il cliente WHERE/ MOSAICO ha parametrizzato sulla piattaforma. Il Sistema di Interscambio inoltra la fattura all’HUB FE. Dal portale sarà possibile visualizzare tutte le fatture ricevute dai fornitori nella griglia di ricezione. Da qui si potranno agevolmente visualizzare i dati utili alla registrazione contabile. Una volta registrate le fatture dalla piattaforma si potranno inserire i dati di registrazione (numero e data) indispensabili per l'archiviazione digitale delle fatture.

Modulo opzionale import fatture passive

Attraverso il modulo aggiuntivo IMPFATFE sarà possibile automatizzare il processo di import della fattura di acquisto dall’HUB FE. Il caricamento della fattura elettronica sul gestionale permetterà di evadere ordini e/o d.d.t. del fornitore, generare la scrittura di prima nota e quindi inviare all’ HUB FE i dati indispensabili per l’archiviazione digitale.