Informatica Centro ha implementato un modulo di integrazione con la piattaforma digitale di Document Management di 2C Solution (LegalSolutionDOC®) che consente di automatizzare l’archiviazione, la gestione e l'organizzazione dei documenti aziendali (ordini, DDT, fatture, ecc.) sfruttando lo stesso portale di fatturazione elettronica.
La conservazione digitale dei documenti è un processo che si serve di soluzioni informatiche, come previsto dall’art. 44 del CAD, che assicurano il mantenimento del valore giuridico dei documenti e garantiscono la loro autenticità, integrità e leggibilità a lungo termine. LegalSolutionDOC® permette di conservare a norma i documenti aziendali senza pensieri. 2C Solution, infatti, è un ente accreditato AgID per la conservazione digitale a norma.
Con la dematerializzazione è possibile proteggere i documenti dal deterioramento del tempo e da tutti i rischi connessi a un’archiviazione fisica. Sarà possibile anche predisporre delle copie virtuali del documento e definire regole di accesso alla sua visualizzazione per aumentare ancora di più la sicurezza dell’archivio digitale.
Tutti i documenti vengono organizzati automaticamente e in modo ordinato nel database aziendale.
Tutti i documenti e le informazioni sono accessibili e consultabili in modo facile e veloce.
Il flusso dei dati e dei file (fatture elettroniche, pdf, DDT, allegati email ecc.) è ottimizzato; in questo modo verranno migliorate le performance dei flussi di lavoro e la distribuzione delle risorse umane.
I documenti legali e fiscali sono conservati a norma di legge e in totale sicurezza per 10 anni.
Il DMS di LegalSolutionDOC® consente di organizzare i documenti aziendali in fascicoli individuabili per categoria. Tutti i dati possono essere organizzati per mese, anno, nome cliente, ecc.
E' possibile trovare documenti grazie a FullText, un motore di ricerca semantica brevettato che consente di ricercare parole o intere frasi da qualunque file archiviato.
I contenuti archiviati con LegalSolutionDOC® e le eventuali aggregazioni sono accessibili e consultabili da qualunque dispositivo (desktop, tablet e smartphone), secondo il profilo e il ruolo definiti per ciascun utente.
Grazie alla tecnologia in cloud, i documenti aziendali saranno accessibili ovunque da remoto. E' prevista la possibilità di effettuare backup di qualità in grado di compiere diversi salvataggi nel tempo e su spazi diversi dalla sorgente. Al riparo dagli attacchi esterni, i documenti saranno protetti a norma di legge.
Con LegalSolutionDOC® è possibile definire permessi di accesso abbinabili ai singoli utenti, che potranno avere alla consultazione o alla gestione dei documenti. I documenti potranno inoltre essere congelati con una data ben precisa; in questo modo non sono più modificabili a norma di legge.
E' possibile controllare tutte le attività svolte nell'archivio grazie al controllo dei log.
Informatica Centro ha implementato specifici connettori che rendono trasparente e continuo il colloquio tra WHERE ERP e la piattaforma digitale di Document Management di 2C Solution (LegalSolutionDOC®).
Dalla toolbar della soluzione gestionale WHERE ERP, tramite apposito bottone, si accede al menù delle funzionalità DMS. In particolare è possibile:
Il collegamento avviene direttamente dal gestionale e consente di organizzare, gestire, visualizzare e cancellare tutti i documenti archiviati, di qualsiasi natura.
Il processo di archiviazione massiva di documenti consente la scansione e successiva archiviazione di documenti diversi in un’unica soluzione.
Tutte le stampe emesse dal gestionale vengono automaticamente archiviati nel sistema di Document Management System, con un risparmio in termini di tempo e di materiale.
Disponibilità immediata di tutti i documenti elettronici per tutti gli utenti che ne hanno bisogno
Tracciabilità di tutti i documenti archiviati (offerte, DDT, fatture, ecc.)
Abbattimento dei tempi di riproduzione e movimentazione dei documenti
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