La scelta e la introduzione in Azienda di una nuova soluzione ERP è una operazione da effettuare dopo aver preso la piena consapevolezza degli obiettivi da raggiungere e dei processi da modificare o da implementare. La scelta, a volte, si sposta nel tempo per paure di vario tipo, ma rinviare può solo rendere più complessa la sostituzione perché i problemi nel frattempo rischiano di incancrenirsi.

Alcune logiche per la Software selection

Questi punti elencati di seguito rappresentano alcuni degli aspetti principali che l’Azienda deve considerare prima e durante la selezione di un nuovo ERP:

1Individuare le criticità (informatiche e non) nei processi Aziendali

Non è il caso di partire all’insegna del “è tutto sbagliato, è tutto da rifare” perché molte attività vengono sicuramente gestite bene. Quindi sarà importante effettuare una puntuale e attenta analisi sulle criticità e sugli obiettivi da raggiungere, poiché solo questa consapevolezza può permettere l’individuazione delle specifiche da ricercare nella soluzione software ideale.

2 Verificare se il mercato offre una soluzione integrata

Sarà molto importante verificare se esistono soluzioni specializzate nel settore con la capacità di abbracciare in un’unica applicazione ERP le principali funzionalità Aziendali. Integrare diverse applicazioni esterne nelle aree più importanti e delicate dell’Azienda, come: Logistica – Approvvigionamenti - E-commerce, ecc., potrebbe risultare molto complesso e sicuramente particolarmente dispendioso.

3 Procedere per gradi e senza troppa fretta

Fino agli anni ’90 poteva risultare conveniente cambiare e ripartire da zero con un nuovo gestionale poiché le evoluzioni eccezionali della tecnologia e, ancor più, della maniera di riprogettare i processi portavano enormi vantaggi. Oggi che i processi supportati da tutti gli ERP sono molti di più e che la complessità aziendale è cresciuta oltre misura, non è quasi mai il caso di affrontare tutto di petto. Dove possibile è meglio procedere per gradi, evitando di mettere in crisi troppi settori per volta: le persone, oltre che imparare ad utilizzare il nuovo strumento e predisporre nuove basi dati, devono continuare ad assicurare la gestione corrente.

4 Coinvolgere il personale

Cambiare non piace a nessuno e spesso non è nemmeno questione di anzianità, anagrafica o di ruolo. Non è che le persone debbano mettersi a remare contro per crearci problemi, basta che smettano di remare. Quindi una comunicazione puntuale, serena e soprattutto chiara su obiettivi, tempi e strumenti può evitare paure, disorientamento o un semplice “assenteismo mentale”.

5 Selezionare la soluzione ERP e valutare attentamente il Fornitore

Non c’è mai la soluzione perfetta, di solito ci sono più soluzioni che sono valide e che presentano parecchi aspetti positivi e pochi negativi. Una volta assegnati i "voti", vale la pena di ordinare le offerte con logiche di priorità ABC per cercare di capirci un po' di più. Ma la soluzione non è tutto, anzi: la capacità del fornitore di interpretare le esigenze e di essere proattivo nel suggerire le logiche di riorganizzazione dei processi (un nuovo ERP lo consente e per questo si deve evitare di cercare la fotocopia di quello che si faceva fino a ieri!) sono componenti determinanti per raggiungere gli obiettivi. Il prodotto software è solo la metà della soluzione o poco più, il resto lo fanno la competenza e la disponibilità di chi ci supporta.

5b Mission e dimensione del Fornitore

Il partner informatico è più credibile se ha una mission industriale, se è fortemente commissionato sul settore di riferimento dell’Azienda, con soluzioni e referenze importanti. Nei tempi correnti la dimensione del fornitore informatico non è garanzia di nulla, anzi. Oggigiorno assistiamo alla vendita di prestigiose società informatiche, con vecchi anche se prestigiosi applicativi, in favore di multinazionali che, una volta acquisiti clienti e mercato, massimizzano i ricavi e non evolvono quelle soluzioni perché sono impossibili da ammodernare. Per questo potrebbe risultare più sicuro investire su un “piccolo-medio” partner informatico purchè fortemente commissionato sul settore dell’Azienda e con una soluzione completa e innovativa, nonché dotato di una buona struttura tecnica. Società così specializzate risultano mediamente più determinate, dinamiche e flessibili nell’evoluzione delle soluzioni software.

6 Evitare software selection enormi e approfondire i temi strategici

Dato che non esiste “la soluzione” bensì una gamma di soluzioni interessanti e adatte all’Azienda, è inutile dedicare tempo ad una software selection esasperata e dispersiva. Meglio effettuare più approfondimenti dimostrativi sugli ambiti più strategici Aziendali per verificare la capacità di risposta della soluzione ERP e per comprendere il grado di preparazione e proattività del fornitore. Diffidare di dimostrazioni veloci e con effetti speciali; non basta vedere i risultati (effetti speciali) ma occorre comprendere come si conseguono cioè occorre capire quali e come siano fatti i flussi gestionali per ottenere i risultati.

7 ERP nazionale o internazionale

Questo non è un aspetto importante a meno che l’Azienda non operi con Società distinte ed autonome anche all’estero con contabilità diverse.

8 ERP completo o complesso?

Qual è il livello della organizzazione aziendale? C’è disponibilità a fare di più per ottenere di più? Nella scelta, è opportuno sapere fino a che punto si desidera che l’applicazione decida in modo automatico, oppure se è preferibile che venga chiesto il permesso prima di procedere (allarmi che attivano i responsabili ma che poi aspettano una decisione). Una via non è migliore dell’altra in assoluto, ma occorre decidere sul da farsi tenendo conto dei vantaggi e svantaggi nello specifico ambito Aziendale.

9 Verificare gli aspetti tecnologici (HW e SWA) senza metterli al primo posto

Una volta c’era una fidelizzazione cieca ed assoluta al fornitore di hardware. Una volta l’ERP funzionava solo su un’unica piattaforma e quindi si era automaticamente indirizzati nella scelta di questa. Oggi è tutto cambiato, le principali piattaforme sono tutte sostanzialmente affidabili e la fruibilità, cioè l’uso da qualsiasi ambito esterno, è comunque garantito ed equivalente. Oggi la decisione finale viene presa dai manager che dirigono le varie operazioni. Quindi la scelta dell’hardware dà meno grattacapi e spesso viene risolta attraverso una analisi dei costi di acquisizione e di gestione.

10 Recupero degli investimenti

Il partner informatico dovrà avere soluzioni specializzate o – meglio ancora – certificate negli ambiti previsti dal piano Industria 4.0. Solo così l’azienda avrà un accesso facilitato a tutti i benefici fiscali che lo Stato, le Regioni e le Province mettono e metteranno a disposizione per la trasformazione digitale (PNRR)

11 Un consulente esterno può aiutare nel processo di selezione?

Nelle PMI è raro trovare un personaggio interno che abbia competenze a 360° sul sistema informativo e soprattutto sui diversi processi Aziendali. Quindi nasce l’esigenza di appoggiarsi “a qualcuno che ne sa”. Potrebbe essere il fornitore attuale, che però potrebbe trovarsi in un conflitto di interessi, potrebbe essere una delle figure/società che esibiscono competenze nella software selection. Occorre fare attenzione perché nessuno è mai completamente disinteressato!